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Datenmigration

Wofür braucht es eine Datenmigration? Wo liegen die Tücken? Welches sind die Unterschiede zwischen einer einfachen und einer strukturierten Datenmigration? Andreas Steiger, Teamleiter Data Migration bei Axon Lab AG ist unser Spezialist und bringt Licht ins Dunkel des Datendschungels.

 

Andreas Steiger, Application & ICT Specialist IT Services

 

Stichwort Datenmigration: was ist das genau?

Andreas Steiger: Darunter versteht man, dass Daten aus einer Software übernommen und in eine andere Software überführt werden. Wenn wir beispielsweise die Praxisdaten aus einer anderen Software in Axenita überspielen ist unser Ziel, dass das Praxisteam ab dem ersten Tag produktiv mit unserer Praxissoftware arbeiten kann und alle Angaben zum Patienten und in der Krankengeschichte vorhanden sind und im dafür vorgesehenen Feld stehen. 

Man unterscheidet bei der Datenmigration zwischen zwei Kategorien von Praxisdaten. Einerseits die Stammdaten der Patient:innen wie beispielsweise Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse oder Telefonnummer. Und auf der anderen Seite haben wir die medizinischen Daten wie Krankengeschichte, Medikation, Laboranalysen, Anamnese / Diagnose etc.

 

Das klingt anspruchsvoll! Wo liegen die Problemfelder bei der Migration?

Leider gibt es in der Schweiz keinen einheitlichen Daten-Standard bei einem Softwarewechsel. In anderen Ländern ist man hier bereits weiter. In Deutschland gibt es seit Mitte 2021 eine Verpflichtung für alle Anbieter von Praxisinformationssystemen (PIS), eine standardisierte Schnittstelle, die sogenannte Archiv- und Wechselschnittstelle zu integrieren. Diese Schnittstelle basiert auf dem FHIR-Standard, welcher unter anderem auch bei unserem integrierten eMediplan angewandt wird. Bei der Umsetzung des EPD (elektronischen Patientendossiers) wird ebenfalls auf FHIR als Standard gesetzt.

Aktuell ist es herausfordernd, von den Anbietern der aktuellen Praxissoftware die Daten vollständig und in einem brauchbaren Format zu erhalten. Ich würde mir eine bessere Kooperation der unterschiedlichen Anbieter wünschen. Axonlab hat eine sportliche Einstellung: schlussendlich ist es wichtig, dass unsere ehemaligen Kunden alle Daten haben und produktiv arbeiten können – also agieren wir fair und kooperativ bei der Übergabe der Daten. Glücklicherweise gibt es einige Mitbewerber, welche ähnlich denken und die Daten pünktlich und in einer guten Datenqualität liefern. Dies erleichtert den ganzen Prozess der Migration sehr.

Eine weitere Herausforderung besteht in der Zuordnung der Felder: manchmal nutzen Arztpraxen gewisse Felder für andere Zwecke als ursprünglich vorgesehen, das müssen wir bei der Migration dann berücksichtigen und versuchen, in das korrekte Feld in Axenita zu verlinken. Deshalb muss jede Migration für sich als ein eigenständiges Projekt betrachtet werden. Meistens werden die Daten im CSV-Format angeliefert, manchmal auch als Excel-Files.

Manche Anbieter verlangen viel Geld für den Export von strukturierten Daten, dabei sind diese teilweise nicht einmal wirklich strukturiert. Das macht es einer Arztpraxis nicht einfach, einen Softwarewechsel zu vollziehen.

 

«Strukturierte Daten»: Was bedeutet dieser Begriff?

Die Daten werden so exportiert und migriert, dass vor allem die medizinischen Daten 1:1 in die Krankengeschichte übernommen werden und die korrekten Angaben in den vorgesehenen Feldern stehen, beispielsweise die Anamnese oder die Daten zur Medikation.

Bis 2019 wurden bei der Mehrheit der Migrationen nur die Stammdaten und Termine direkt in die Felder eingefüllt, der Rest der Krankengeschichte wurde als PDF gespeichert und dieses unter der entsprechenden Person abgelegt.

Eine solche unstrukturierte Migration mit den Krankengeschichten als PDF ist auch heute häufig der Kompromiss, welchen wir unseren Neukunden anbieten müssen, wenn wir vom Anbieter der bestehenden Praxissoftware keine brauchbaren Daten in strukturierter Form erhalten oder der Kunde nicht bereit ist, die bereits erwähnten hohen Gebühren für den Export zu bezahlen.

 

Gehen wir näher auf die strukturierte Migration ein. Wie läuft der Prozess ab?

Der Prozess startet 6 – 8 Wochen vor der Finalmigration. Als erstes bestellt die Praxis beim bestehenden Anbieter einen Testexport und sendet uns diesen zu.

Der nächste Schritt ist die Datentransformation. Dabei wird geprüft, ob die Daten brauchbar sind. Danach werden die Daten für den Import in Axenita transformiert. Das bedeutet, die Felder werden zugeordnet und Bereinigungen durchgeführt. Beispielsweise ist der Vorname bei Axenita ein Pflichtfeld, in anderen Software-Lösungen teilweise nicht. Es werden Bereinigungsregeln definiert, beispielsweise was bei der Migration passieren soll mit offensichtlichen Tippfehlern bei Geburtsdaten.

Danach werden die Daten in eine Struktur für den Import gebracht und es erfolgt ein Testimport, d.h. die gesamten Daten werden in die Software importiert und sorgfältig durch den Kunden geprüft - mit der Unterstützung des Axonlab-Schulungsteams. Dabei werden stichprobenweise die Daten des alten und neuen Systems verglichen. Dieser Schritt ist sehr wichtig; danach können vor der finalen Migration noch Korrekturen vorgenommen werden. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da teilweise auch der frühere Softwareanbieter miteinbezogen werden muss. Nach der Freigabe des Testimports mit einem Abnahmeprotokoll erfolgt anschliessend am Tag der Softwareumstellung der Finalimport.

 

Kannst du eine Aussage zu der Anzahl der Daten machen?

Ja gerne: je nach Grösse der Praxis werden die Daten von 4'000 – 30'000 Patient:innen migriert. Gesamthaft sind das Millionen von Zeilen, allein ein einzelner Laborbefund besteht bereits aus einer umfassenden Anzahl von Messwerten.

 

Was kann alles schieflaufen bei einer Datenmigration?

Da gibt es einiges: es ist schon vorgekommen, dass wegen einem zwischenzeitlichen Update der Software die Struktur des Finalimports nicht der des Testimports entsprach.

Schwierig wird es auch, wenn die Arztpraxis die Daten vor der Freigabe zu wenig gründlich geprüft hat. Änderungen nach dem Finalimport sind schwierig zu bewerkstelligen, vor allem wenn der Import nach einiger Zeit nochmals erfolgen muss: alle Daten der produktiven Zwischenphase zwischen dem ersten und dem weiteren Import sind dann nicht mehr verfügbar.

 

Kann die Datentransformation automatisiert werden?

Ja, wir sind stetig daran, den Prozess zu verbessern. Unter anderem bauen wir Scripts, um den strukturieren Austausch zu verbessern und mehr Migrationen mit den verfügbaren Ressourcen durchführen zu können und immer schneller zu werden. Dies bedingt jedoch, dass die Daten immer in gleicher Form geliefert werden.

 

 

 

Jetzt haben wir vorwiegend über die Migration gesprochen, wenn ein Kunde neu mit dem PIS Axenita arbeitet. Wie sieht es denn aus, wenn ein Kunde von Achilles oder Axenita zu einer anderen Software wechselt?

Genau, Datenexporte kommen natürlich auch vor, allerdings haben wir deutlich mehr Datenimporte.

Für den Datenexport in ein neues System bieten wir eine Pauschale an mit dem folgenden Umfang:

  • Testexport der kompletten Daten während das System weiterläuft
  • Kompletter Finalexport
  • Fragen des neuen Anbieters werden zeitnah beantwortet
  • Datenexport im CSV Format, Zusatzdokumente werden im gespeicherten Format exportiert

 

Mit welchen Kosten muss ein Neukunde für eine Datenmigration auf Axenita rechnen?

Je nach Bedürfnis gibt es verschiedene Pakete. Eine einfache Migration von Stammdaten (ohne Medizinische Daten) kostet weniger als 1'000 Franken. Eine vollständige Datenmigration mit strukturierten Daten (inkl. Testmigration) kostet um die 7'000, wobei dies je nach Komplexität und Umfang des Projektes variieren kann.

Zum Glück werden wir dank Optimierungen immer schneller – bei einer Vorgängersoftware mit einer guten Datenqualität und einer optimalen Zusammenarbeit mit dem Anbieter kann oft ein ganzer Arbeitstag an Aufwand eingespart werden. Es kommt aber immer auf die individuelle Situation und die Ansprüche der Praxis an.

 

Du scheinst eine wirklich anspruchsvolle Aufgabe zu haben. Was muss man mitbringen für diesen Job?

Man muss eine Affinität zu Daten haben, exakt arbeiten können und über ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein verfügen.

Eine Grundausbildung in der Informatik ist sicher hilfreich. Ich persönlich habe eine kaufmännische Lehre abgeschlossen und dann eine Weiterbildung in Wirtschaftsinformatik absolviert.

 

Was war deine schlechteste Erfahrung mit einer Datenmigration?

Oh da gab es mal ein ganz schlimmes Projekt. Wir hatten uns untereinander schlecht abgestimmt, das Timing war schlecht organisiert und wegen Ferienabwesenheiten in den involvierten Projektteams haben wir den Zeitpunkt für eine Testmigration verpasst. Und so mussten wir direkt die Finalmigration durchführen und das ausgerechnet mit einem Anbieter, von welchem wir noch nie Daten migriert haben! Danach war dann leider eine Nachtschicht für die Bereinigungen nötig.

 

Das klingt nach viel Hektik und wenig Schlaf!

Ja tatsächlich. Wir geben immer alles für unsere Kund:innen! Kaffee ist mein Retter und hält mich wach. Und Schokolade hilft dabei, die Stimmung positiv zu halten.

 

Und nun zum Schluss: was würdest du dir wünschen?

Es wäre toll, wenn sich auch in der Schweiz ein Standard-Format etablieren würde. Dadurch würde der ganze Prozess vereinfacht und beschleunigt und wir könnten unsere Kund:innen schneller und effizienter migrieren. Bis dahin erhoffe ich mir, dass unsere Kund:innen weiterhin die gleiche Geduld und das Verständnis aufbringen wie bisher für die Komplexität eines solchen Migrationsprojektes.

Und natürlich möchte ich mir noch mehr Wissen aneignen und immer besser und schneller werden.

 

Vielen Dank Andreas, dass du uns in diesem Interview so viel Spannendes über das Thema Datenmigration und deinen Alltag erzählt hast.