Migrazione dei dati

A cosa serve la migrazione dei dati? Quali sono le insidie? Quali sono le differenze tra una migrazione dei dati semplice e una strutturata? Andreas Steiger, team leader Data Migration presso Axon Lab AG, è il nostro specialista e fa luce sulla giungla dei dati.

 

 

Parola chiave: migrazione dei dati. Che cos'è esattamente?

Andreas Steiger: Con questo termine si intende il trasferimento dei dati da un software a un altro. Quando, ad esempio, trasferiamo i dati dello studio da un altro software ad Axenita, il nostro obiettivo è che il team dello studio possa lavorare in modo produttivo con il nostro software fin dal primo giorno e che tutte le informazioni relative al paziente e alla sua anamnesi siano disponibili e inserite nell'apposito campo.

Nella migrazione dei dati si distinguono due categorie di dati clinici. Da un lato, i dati anagrafici dei pazienti, come nome, sesso, data di nascita, indirizzo o numero di telefono. Dall'altro lato, i dati medici, come anamnesi, terapia farmacologica, analisi di laboratorio, diagnosi, ecc.

 

Sembra impegnativo! Quali sono i problemi legati alla migrazione?

Purtroppo in Svizzera non esiste uno standard uniforme per il trasferimento dei dati in caso di cambio di software. Altri paesi sono già più avanti in questo campo. In Germania, dalla metà del 2021 tutti i fornitori di sistemi informativi per studi medici (PIS) hanno l'obbligo di integrare un'interfaccia standardizzata, la cosiddetta interfaccia di archiviazione e trasferimento. Questa interfaccia si basa sullo standard FHIR, che viene utilizzato anche nel nostro eMediplan integrato. Anche per l'implementazione dell'EPD (cartella clinica elettronica) si utilizza lo standard FHIR.

Attualmente è difficile ottenere dai fornitori dei software attualmente in uso i dati completi e in un formato utilizzabile. Mi auguro una migliore collaborazione tra i diversi fornitori. Axonlab ha un approccio sportivo: in fin dei conti è importante che i nostri ex clienti dispongano di tutti i dati e possano lavorare in modo produttivo; quindi, agiamo in modo corretto e collaborativo nella consegna dei dati. Fortunatamente, alcuni concorrenti la pensano allo stesso modo e forniscono i dati in modo puntuale e con una buona qualità. Questo facilita notevolmente l'intero processo di migrazione.

Un'altra sfida è rappresentata dall'assegnazione dei campi: talvolta gli studi medici utilizzano determinati campi per scopi diversi da quelli originariamente previsti; quindi, durante la migrazione dobbiamo tenerne conto e cercare di collegarli al campo corretto in Axenita. Per questo motivo ogni migrazione deve essere considerata come un progetto a sé stante. Nella maggior parte dei casi i dati vengono forniti in formato CSV, talvolta anche come file Excel.

Alcuni fornitori chiedono cifre elevate per l'esportazione di dati strutturati, che in parte non sono nemmeno realmente strutturati. Ciò non facilita il passaggio a un nuovo software da parte di uno studio medico.

 

«Dati strutturati»: cosa significa questo termine?

I dati vengono esportati e migrati in modo tale che soprattutto i dati medici vengano trasferiti integralmente nella cartella clinica e che le informazioni corrette siano inserite nei campi previsti, ad esempio l'anamnesi o i dati relativi alla terapia farmacologica.

Fino al 2019, nella maggior parte dei casi di migrazione, solo i dati anagrafici e le date venivano inseriti direttamente nei campi, mentre il resto della cartella clinica veniva salvato in formato PDF e archiviato sotto il nome della persona corrispondente.

Una migrazione così poco strutturata con le cartelle cliniche in formato PDF è ancora oggi spesso il compromesso che dobbiamo offrire ai nostri nuovi clienti quando non riceviamo dati utilizzabili in forma strutturata dal fornitore del software esistente dello studio medico o quando il cliente non è disposto a pagare le elevate tariffe già menzionate per l'esportazione.

 

Approfondiamo il tema della migrazione strutturata. Come si svolge il processo?

Il processo inizia 6-8 settimane prima della migrazione finale. Per prima cosa, lo studio richiede un'esportazione di prova al fornitore esistente e la invia a noi.

Il passo successivo è la trasformazione dei dati. In questa fase si verifica se i dati sono utilizzabili. Successivamente, i dati vengono trasformati per l'importazione in Axenita. Ciò significa che i campi vengono assegnati e vengono eseguite delle pulizie. Ad esempio, il nome è un campo obbligatorio in Axenita, mentre in altre soluzioni software a volte non lo è. Vengono definite regole di pulizia, ad esempio cosa deve succedere durante la migrazione in caso di evidenti errori di digitazione nelle date di nascita.

Successivamente, i dati vengono inseriti in una struttura per l'importazione e viene eseguito un test di importazione, ovvero tutti i dati vengono importati nel software e controllati attentamente dal cliente, con il supporto del team di formazione Axonlab. I dati del vecchio e del nuovo sistema vengono confrontati a campione. Questo passaggio è molto importante, poiché consente di apportare eventuali correzioni prima della migrazione definitiva. Ciò può richiedere un po' di tempo, poiché in alcuni casi è necessario coinvolgere anche il precedente fornitore del software. Dopo l'approvazione dell'importazione di prova con un protocollo di accettazione, l'importazione definitiva viene eseguita il giorno del passaggio al nuovo software.

 

Puoi fornire informazioni sul numero di dati?

Sì, volentieri: a seconda delle dimensioni dello studio, verranno trasferiti i dati di 4.000-30.000 pazienti. Complessivamente si tratta di milioni di righe: un singolo referto di laboratorio contiene già un numero considerevole di valori misurati.

 

Cosa può andare storto durante una migrazione dei dati?

Ci sono diversi motivi: è già capitato che, a causa di un aggiornamento del software, la struttura dell'importazione finale non corrispondesse a quella dell'importazione di prova.

La situazione si complica anche quando lo studio medico non ha verificato i dati in modo sufficientemente accurato prima dell'approvazione. È difficile apportare modifiche dopo l'importazione finale, soprattutto se l'importazione deve essere ripetuta dopo un certo periodo di tempo: tutti i dati della fase intermedia produttiva tra la prima importazione e quella successiva non sono più disponibili.

 

È possibile automatizzare la trasformazione dei dati?

Sì, lavoriamo costantemente per migliorare il processo. Tra le altre cose, creiamo script per migliorare lo scambio strutturato e poter eseguire più migrazioni con le risorse disponibili, diventando sempre più veloci. Ciò richiede tuttavia che i dati vengano sempre forniti nella stessa forma.

 

 

 

Finora abbiamo parlato principalmente della migrazione quando un cliente inizia a lavorare con PIS Axenita. Cosa succede invece quando un cliente passa da Achilles o Axenita a un altro software?

Esatto, naturalmente ci sono anche esportazioni di dati, ma abbiamo decisamente più importazioni.

Per l'esportazione dei dati in un nuovo sistema offriamo un pacchetto forfettario che comprende quanto segue:

• Esportazione di prova dei dati completi mentre il sistema continua a funzionare
• Esportazione finale completa
• Le domande del nuovo fornitore riceveranno una risposta tempestiva.
• Esportazione dei dati in formato CSV, i documenti aggiuntivi vengono esportati nel formato in cui sono stati salvati

 

Quali sono i costi che un nuovo cliente deve sostenere per la migrazione dei dati su Axenita?

A seconda delle esigenze sono disponibili diversi pacchetti. Una semplice migrazione dei dati anagrafici (senza dati medici) costa meno di 1'000 franchi. Una migrazione completa dei dati strutturati (compresa la migrazione di prova) costa circa 7'000 franchi, ma il prezzo può variare a seconda della complessità e dell'entità del progetto.

Fortunatamente, grazie alle ottimizzazioni, siamo sempre più veloci: con un software precedente con una buona qualità dei dati e una collaborazione ottimale con il fornitore, spesso è possibile risparmiare un'intera giornata lavorativa. Tuttavia, tutto dipende sempre dalla situazione individuale e dalle esigenze dello studio.

 

Sembra che tu abbia un lavoro davvero impegnativo. Cosa bisogna avere per fare questo lavoro?

È necessario avere affinità con i dati, saper lavorare con precisione e avere una spiccata attenzione alla qualità.

Una formazione di base in informatica è sicuramente utile. Personalmente ho completato un apprendistato commerciale e poi ho seguito un corso di perfezionamento in informatica economica.

 

Qual è stata la tua peggiore esperienza con la migrazione dei dati?

Oh, una volta abbiamo avuto un progetto davvero terribile. Non ci siamo coordinati bene tra di noi, la tempistica era organizzata male e, a causa delle assenze per ferie dei team coinvolti nel progetto, abbiamo perso il momento giusto per una migrazione di prova. Abbiamo quindi dovuto eseguire direttamente la migrazione finale, proprio con un fornitore dal quale non avevamo mai migrato dati prima! Purtroppo, dopo è stato necessario lavorare tutta la notte per sistemare le cose.

 

Sembra una vita frenetica e con poco tempo per dormire!

Sì, è vero. Diamo sempre il massimo per i nostri clienti! Il caffè è il mio salvatore e mi tiene sveglio. E il cioccolato mi aiuta a mantenere un atteggiamento positivo.

 

E ora, per concludere: cosa desidereresti?

Sarebbe fantastico se anche in Svizzera si affermasse un formato standard. Ciò semplificherebbe e accelererebbe l'intero processo e potremmo migrare i nostri clienti in modo più rapido ed efficiente. Fino ad allora, spero che i nostri clienti continuino a dimostrare la stessa pazienza e comprensione che hanno dimostrato finora per la complessità di un progetto di migrazione di questo tipo.

E naturalmente desidero acquisire ancora più conoscenze e migliorare sempre di più e più rapidamente.

 

Grazie mille Andreas per averci raccontato tante cose interessanti sul tema della migrazione dei dati e sulla tua quotidianità in questa intervista.