A quoi sert une migration de données ? Où sont les difficultés ? Quelles sont les différences entre une migration de données simple et structurée ? Andreas Steiger, responsable de l'équipe de migration des données chez Axon Lab AG, est notre spécialiste et met en lumière l'obscurité de la jungle des données.

 

 

Migration de données : qu'est-ce que c'est exactement ?

Andreas Steiger : Cela signifie que les données sont extraites d'un logiciel et transférées vers un autre logiciel. Par exemple, si nous importons les données du cabinet d'un autre logiciel dans Axenita, notre objectif est que l'équipe du cabinet puisse travailler de manière productive avec notre logiciel dès le premier jour et que toutes les informations sur le patient et les antécédents médicaux soient disponibles et dans l'espace prévu à cet effet.

 En ce qui concerne la migration des données, une distinction est faite entre deux catégories de données. D'une part, les données de base des patients telles que le nom, le sexe, la date de naissance, l'adresse ou le numéro de téléphone. Et d'autre part, nous avons les données médicales telles que les antécédents médicaux, les médicaments, les analyses de laboratoire, l'anamnèse / le diagnostic, etc.

 

Cela semble difficile ! Quels sont les domaines problématiques de la migration ?

Il est actuellement difficile de recevoir les données complètes et dans un format utilisable des différents fournisseurs de logiciel. Je souhaiterais une meilleure coopération entre les différents prestataires. Axonlab a une attitude sportive : en fin de compte, il est important que nos anciens clients disposent de toutes les données et puissent travailler de manière productive - nous agissons donc de manière équitable et coopérative lors de la transmission des données. Heureusement, certains concurrents pensent de la même manière et fournissent les données à temps et avec une bonne qualité de données. Cela facilite grandement l'ensemble du processus de migration.

Un autre défi est l'affectation des champs : parfois, les cabinets médicaux utilisent certains champs à d'autres fins que celles initialement prévues, que nous devons ensuite prendre en compte lors de la migration et essayer de les relier au bon champ dans Axenita. Par conséquent, chaque migration doit être considérée comme un projet indépendant. Les données sont généralement livrées au format CSV, parfois sous forme de fichiers Excel.

Certains fournisseurs facturent de grands montants pour l'exportation de données structurées, bien que certains d'entre elles ne soient même pas vraiment structurées. Il n'est donc pas facile pour un cabinet médical de changer de logiciel.

 

« Données structurées » : que signifie ce terme ?

Les données sont exportées et migrées de manière à ce que, avant tout, les données médicales soient transférées 1 pour 1 dans les antécédents médicaux et que les informations correctes se trouvent dans les champs prévus, par exemple l'anamnèse ou les données sur les médicaments.

Jusqu'en 2019, dans la majorité des migrations, seules les données de base et les rendez-vous étaient renseignés directement dans les champs, le reste des antécédents médicaux était enregistré au format PDF et celui-ci était classé sous la personne concernée.

Une telle migration non structurée avec les antécédents médicaux au format PDF est souvent le compromis que nous devons offrir à nos nouveaux clients si nous ne recevons aucune donnée utilisable sous une forme structurée du fournisseur du logiciel de cabinet existant ou si le client n'est pas disposé à payer les frais élevés déjà mentionnés pour payer l'exportation.

 

Examinons de plus près la migration structurée. Comment fonctionne le processus?

Le processus commence 6 à 8 semaines avant la migration finale. Tout d'abord, le cabinet demande une exportation de test auprès du fournisseur existant et nous l'envoie.

La prochaine étape est la transformation des données. Il est vérifié si les données sont utilisables. Les données sont ensuite transformées pour être importées dans Axenita. Cela signifie que les champs sont mappés et qu'un nettoyage est effectué. Par exemple, le prénom est un champ obligatoire pour Axenita, mais pas dans certaines autres solutions logicielles. Des règles de nettoyage sont définies, par exemple ce qui doit se passer pendant la migration avec des fautes de frappe évidentes dans les dates de naissance.

Après cela, les données sont intégrées dans une structure pour l'importation et une importation de test est effectuée, c'est-à-dire que l'intégralité des données est importée dans le logiciel et soigneusement vérifiée par le client - avec le soutien de l'équipe de formation d'Axonlab. Les données de l'ancien et du nouveau système sont comparées de manière aléatoire. Cette étape est très importante ; Après cela, des corrections peuvent encore être apportées avant la migration finale. Cela peut prendre un certain temps, car le fournisseur de logiciel précédent doit parfois être impliqué. Après la validation de l'import test avec procès-verbal de réception, l'import définitif a lieu le jour du basculement logiciel.

 

Peux-tu faire une estimation sur le volume des données ?

Oui, bien sûr : selon la taille du cabinet, les données de 4’000 à 30’000 patients seront migrées. Au total, il existe des millions de lignes, un seul résultat de laboratoire se compose déjà d'un nombre complet de valeurs mesurées.

 

Qu'est-ce qui peut mal tourner lors d'une migration de données ?

Il y en a pas mal : il est arrivé que la structure de l'import final ne corresponde pas à celle de l'import test en raison d'une mise à jour du logiciel entre-temps.

Cela devient également difficile si le cabinet du médecin n'a pas suffisamment vérifié les données avant de les valider. Les modifications après l'importation finale sont difficiles à effectuer, surtout si l'importation doit être répétée après un certain temps : toutes les données de la phase intermédiaire productive entre la première et la prochaine importation ne sont alors plus disponibles.

 

La transformation des données peut-elle être automatisée ?

Oui, nous travaillons constamment à l'amélioration du processus. Entre autres, nous construisons des scripts pour améliorer l'échange structuré et pouvoir effectuer plus de migrations avec les ressources disponibles et devenir de plus en plus rapides. Cependant, cela nécessite que les données soient toujours livrées sous la même forme.

 

 

Maintenant, nous avons principalement parlé de la migration lorsqu'un client travaille avec le PIS Axenita pour la première fois. Que se passe-t-il lorsqu'un client passe d'Achilles ou d'Axenita à un autre logiciel ?

Les exportations de données se produisent également, bien sûr, mais nous avons beaucoup plus d'importations de données.

Pour l'exportation de données vers un nouveau système, nous proposons un forfait avec l'étendue suivante :

• Tester l'exportation des données complètes pendant que le système est en cours d'exécution
• Exportation finale complète
• Les questions du nouveau fournisseur recevront une réponse rapide
• Exportation des données au format CSV, les documents supplémentaires sont exportés au format enregistré

 

À quels coûts un nouveau client doit-il s'attendre pour une migration de données vers Axenita ?

Il existe différents forfaits selon vos besoins. Une simple migration de données de base (sans données médicales) coûte moins qu’une migration complète de données avec des données structurées (y compris la migration de test), bien que cela puisse varier en fonction de la complexité et de la portée du projet.

Heureusement, grâce à l'optimisation, nous devenons de plus en plus rapides - avec les logiciels précédents avec une bonne qualité de données et une coopération optimale avec le fournisseur, une journée entière de travail peut souvent être économisée. Mais cela dépend toujours de la situation individuelle et des exigences de la pratique.

 

Vous semblez avoir une tâche vraiment difficile. De quoi avez-vous besoin pour ce travail ?

Il faut avoir une affinité pour les données, être capable de travailler avec précision et avoir un sens aigu de la qualité.

Une formation de base en informatique est certainement utile. Personnellement, j'ai effectué un apprentissage commercial puis une formation complémentaire en informatique de gestion.

 

Quelle a été votre pire expérience de migration de données ?

Oh, il y avait un très mauvais projet. Nous nous étions mal coordonnés les uns avec les autres, le timing était mal organisé et du fait des absences en vacances des équipes projets impliquées, nous avons raté le temps d'une migration test. Et donc il a fallu faire la migration finale en direct et surtout avec un prestataire dont nous n'avons jamais migré de données ! Après cela, malheureusement, une équipe travaillant la nuit a été nécessaire pour les nettoyages.

 

Cela démontre beaucoup d'agitation et peu de sommeil !

Oui en effet. Nous donnons toujours tout pour nos clients ! Le café est mon sauveur et me tient éveillé. Et le chocolat aide à garder l'humeur positive.

 

Et enfin : que souhaiteriez-vous ?

Ce serait formidable si un format standard était également établi en Suisse. Cela simplifierait et accélérerait l'ensemble du processus et nous pourrions migrer nos clients plus rapidement et plus efficacement. D'ici là, j'espère que nos clients continueront à faire preuve de la même patience et compréhension qu'auparavant face à la complexité d'un tel projet de migration.

Et bien sûr, je veux acquérir encore plus de connaissances et devenir meilleur et plus rapide.

 

Merci Andreas de nous avoir dit tant de choses intéressantes sur la migration des données et sur votre travail quotidien dans cette interview.